Page 0: Page 1: Newsletter Nº 5 Abril 2011 O Gestor de Projectos PREGUIÇOSO – Continuação por Peter Taylor Tradução de Nuno Sousa Gonçalves CONVERSAS DA DIRECÇÃO António Andrade Dias A ARTE DA PREGUIÇA PRODUTIVA A Teoria do dinossauro O Gestor de Projectos Preguiçoso está estruturado em torno de uma teoria particular que eu tenho. É a minha teoria e de mais ninguém e é da seguinte forma. Está pronto? Muito bem. Aqui vamos nós então. Teoria da Miss Anne Elk Video: “Todos os brontossauros são finos em uma extremidade, muito volumosa no meio, e depois novamente finos na extremidade mais distante. Essa é a teoria que eu tenho.” (Monty Python2) Os trágicos acontecimentos no Japão do passado mês de Março levaram-me a refectir sobre o impacto da gestão de risco nos nossos programas e projectos. No entanto, esta e outras catástrofes têm demonstrado uma clara falta de preparação e a gestão de risco continua a ser um problema para muitas organizações, especialmente aquelas que operam no sector da energia, onde se têm verificado os principais desastres. Entender o porquê desta situação é fundamental. A gestão de riscos é um tema quente, especialmente dentro das organizações globais, onde o conceito de ERM (Enterprise Risk Management) é amplamente difundido e integrado. Isto é em parte devido às regulamentações mais rigorosas em matéria de controlo de risco, como as impostas pela legislação, nomeadamente em países mais industrializados, caso do Japão e dos Estados Unidos. Então, por que não é a adesão a estes regulamentos refletida no terreno, nos programas, nos projectos, nas operações – no fundo no desempenho? Na realidade, as empresas estão mais preocupadas com o cumprimento - ou seja, em proteger a responsabilidade pessoal dos gestores - do que com a gestão do risco efectivo. As escolas de engenharia e gestão, onde a componente da gestão de projectos é uma valência, têm de ter um papel nesta área, reflectindo sobre a melhor forma de promover uma eficiente gestão de risco, formando e adaptando os seus programas para uma melhor preparação de futuros profissionais. “Táxon Dinosauria” foi formalmente apelidado em 1842 pelo paleontólogo Inglês Richard Owen, que foi usado para se referir à espécie distinta ou sub-ordem de répteis “Saurian" que foram, reconhecidos em Inglaterra e em todo o mundo. O termo é derivado das palavras gregas “deinos” significa “terrível”, “poderoso”, ou “wondrous” e “saura” significa “lagarto” ou “réptil”. A teoria do Gestor de Projectos Preguiçoso, do ponto de vista preguiça produtiva: “Todos os projectos são volumosos de um lado, muito mais finos no meio e depois novamente volumosos na extremidade. Essa é a teoria que eu tenho.” Page 2: A gestão de risco começa no dia zero do projecto. Mas ao longo do ciclo de vida do projecto/programa há muito mais trabalho a serfeito. Contudo o que infelizmente observamos é uma gestão de risco que não se estende muito além do plano inicial. O ponto aqui é que, trabalhando pela regra do preguiçoso produtivo, um Gestor de Projectos inteligente deve aplicar tempo e esforço nas fases críticas de um Projecto, ou seja, no início e no fim, e menos tempo no meio ou na fase menos crítica. Nesta fase, há outros no Projecto que deve fazer a maioria do trabalho duro e você provavelmente merece um pouco de descanso de qualquer maneira. Eu tenho uma segunda teoria (assim como Miss Anne Elk3 por sinal): “Se você quiser um brontossauro de “a” a “b”, então deve montar o dinossauro e não carregá-lo.” Teoria Anne Elk, em “Brontossauros”, é um sketch do episódio trigésimo primeiro Monty Python's Flying Circus. Essa sátira, características de Graham Chapman como um entrevistador de televisão e John Cleese como o paleontólogo, Anne Elk, aparece num talk show de televisão intitulado “Thrust”. O enredo da sátira é que a entrevistada, Anne Elk, não consegue descrever a base real de sua suposta nova teoria paleontológica sobre os dinossauros, brontossauros especificamente. Ms. Elk passa a maior parte da entrevista às voltas com o que levou à “teoria dos dinossauros por Anne Elk”, fazendo afirmações como, “A minha teoria, que me pertence, é minha.” Acontece no final que na nova teoria de Miss Elk “Brontossauros” é bastante superficial: "Todos os brontossauros são finos numa extremidade, muito, muito mais volumosos no meio, e depois novamente finos na extremidade mais distante." Para que a gestão de risco seja efectiva, as organizações têm que criar incentivos para que os seus actores adoptem uma clara cultura de gestão nesta matéria. Talvez a resposta passe por uma mudança no paradigma. Não basta dotar profissionais da gestão de projectos de técnicas e ferramentas nesta área – o enfoque uma vez mais tem que ser no factor humano e no desenvolvimento de competências nesta área. Desastres e catástrofes não são possíveis de erradicar e farão sempre parte de quem gere projectos, programas e operações, mas o desafio passa na resposta que os profissionais envolvidos na gestão de risco podem dar para minimizar estes impactos. NOTICIAS NACIONAL APOGEP – Assembleia Geral No passado dia 31-03-2011 realizou-se a Assembleia Geral da APOGEP, onde foram apresentados e aprovados o Relatório de Contas de 2010, a alteração dos Estatutos da APOGEP e o plano de actividades e Orçamento para 2011. Foram abordados outros assuntos de interesse para a Associação. Verificou-se em 2010 que o crescimento na certificação de Gestores de Projectos foi de 36% relativamente a 2009. Instituto Politécnico de Setúbal assina protocolo com APOGEP E o ponto neste momento é que, como um Gestor de Projectos inteligente, deve estar a gerir o Projecto e não a tentar pegá-lo e carregar a carga pesado às costas todo o caminho até ao portão de entrega. Dessa forma, apenas o fracasso, dor nas costas e dor de cabeça ficam. O livro expõe sugestões de formas de aplicar a regra do 80/20 nos seus Projectos, para que possa “trabalhar de uma forma mais esperta” e desfrutar das recompensas da “Preguiça Produtiva”. O Instituto Politécnico de Setúbal assinou um protocolo com a APOGEP (Associação Portuguesa de Gestão de Projectos) na área da Gestão da Construção. O acordo visa estabelecer sinergias entre ambas as instituições, nomeadamente na componente certificação APOGEP - IPMA nível D, na qual os Page 3: Também deve ser lembrado que tem mais a ver com o que você não “faz”, como o que você faz “fazer”. Fazer as coisas que irão contribuir para o “80%” e evitar fazer as coisas que não o vão. Volumoso numa extremidade. Onde você começa a fazer e com isso, depois o que vem a seguir? Então em que é que um Gestor de Projectos “Preguiçoso” deve concentrar-se durante esta primeira parte frontal “volumosa” dos Projectos? E pela frente, se acontecer estar a seguir essa é a terminologia de gestão de projectos real, então estou a referir-me ao início do Projecto. O final da iniciação de qualquer maneira. Existe um Projecto, você é o Gestor de Projecto, e o Projecto está a começar. Como eu disse, o “volumoso” início. Então o que é que o deveria fazer sair da “cadeira confortável” e correr para a acção? Bem em primeiro lugar, ficar à frente, e depois manter-se à frente, do ”'jogo”. Em seguida, planear uma estratégia de gestão dos dois “jogadores” críticos em qualquer projecto - o patrocinador do Projecto, que deve ser conhecido neste ponto, e a fluência do Projecto, que será desconhecido, mas poderia ser qualquer um ou todos, inclusive, se você está realmente com azar, o patrocinador do Projecto, ou, se você for realmente estúpido. E, finalmente, o Gestor de Projecto precisa de um planeamento para zero falhas de comunicação, uma actividade singular significativa desde a orientação geral que sugere cerca de 70 por cento do seu tempo como Gestor de Projectos deve ser gasto em alguma ou outra forma de comunicação. Três áreas de foco para garantir que o Projecto, que é o seu Projecto, inicia-se no caminho certo, na direcção certa, no momento certo, e com os processos e controlos implementados. Existe uma máxima sobre Projectos bem conhecida que diz: “Os Projectos não falham no final. Eles falham no início.” A falha no início é apenas mais difícil de detectar e dói muito menos, por enquanto menos importante. "Um mau começo faz um mau final." - Eurípedes (484 aC - 406 aC) Muito, muito mais fino no meio Conduzir o Projecto em piloto automático, a partir da cadeira confortável. O Gestor de Projectos Preguiçoso agora supervisiona o trabalho do Projecto com o mais leve toque possível. O planeamento foi feito no “volumoso” início do projecto, agora é tudo sobre execução e controle. Uma série de aspectos funcionam bem no mundo da preguiça produtiva - em primeiro lugar garantir que o Projecto é conduzido de uma maneira divertida e agradável e, em segundo lugar ser preparado para deitar o jornal abaixo, saltar da cadeira confortável e lidar com problemas como e quando estudantes da Licenciatura em Gestão da Construção podem vir a realizar o exame de certificação em condições especiais. Mais Informação INTERNACIONAL IPMA apoia Japão na recuperação O terramoto no Japão é considerado o pior da sua história. Além da enorme perda de vidas, outros desafios permanecem. O terremoto danificou um reator nuclear, e os cidadãos foram evacuados para evitar danos maiores. O IPMA disponibilizou-se para ajudar e apoiar a recuperação do Japão. Mais informação 14 de Março, Dia Internacional da Gestão da Construção O 14 de Março foi o dia internacional da gestão da construção. Lideres da Construção e gestores de projectos de todo o mundo reuniram-se no ano passado na Coréia do Sul, onde decidiram que a segunda segunda-feira março de cada ano será o Dia Internacional de Gestão da Construção. A declaração é um resultado de uma conferência em Abril de 2010, onde os participantes decidiram que chegou o momento para o setor da Gestão da Construção de parar e reflectir sobre as nossas realizações e revitalizar-se para o futuro. Mais informação AGENDA SEMANA DO GESTOR DE PROJECTOS 2011 O despertar crescente das organizações para a sua responsabilidade com o mundo, a consciencialização sobre a necessidade de realizar investimentos, que possam trazer resultados mensuráveis e desenvolvimento sustentável, passou também a fazer parte do dia-a-dia do Gestor de Projectos. Page 4: eles ocorrem, mas de uma forma controlada e produtiva. Além disso, é sempre bom espalhar um pouco de encanto em toda a sua equipa de projecto para gerar bom humor e um ar confiante no potencial sucesso. Esse encanto é uma coisa boa, mas você precisa evitar a armadilha de ser inundado com pedidos de atenção, você precisa aprender como gerir uma política de “porta aberta”, mas evitar ser arrastado a cada pequeno detalhe do Projecto. “Um conjunto é o que tem começo, meio e fim” - Aristóteles (384 aC - 322 aC) Depois fica volumoso novamente na extremidade Tempo para um último esforço, para tornar a vida mais fácil no futuro. Agora não é hora de declarar o projecto um sucesso e correr para um Bloody Mary1 no bar. Não, agora é a hora que você pode aplicar uma pequena e final quantidade de esforço, mas ganhar uma enorme quantidade de conhecimento para que Projectos futuros possam ser ainda melhor sucedidos e, potencialmente, com muito menos esforço. E por menos esforço, sabemos que significa muito mais tempo na "cadeira confortável” ser preguiçoso, mas de uma maneira produtiva. 1 A realisar nos dias 14, 15 e 16 de Setembro de 2011 no Auditório do Metropolitano de Lisboa. Mais Informação IPMA INTERNATIONAL CONFERENCE (NEPAL, um dos novos membros do IPMA) Um dos mais novos membros da IPMA, o Project Management Association do Nepal, está a organizar a sua primeira conferência internacional com o tema "Gestão de Projetos para Resultados", em Katmandu nos dias 27 e 28 de Maio de 2011. Este evento conta com o apoio do de membros do corpo executivo do IPMA e alguns oradores de renome mundial. Mais Informações PROJECTZONE 27-29 ABRIL 2011 BUDAPEST O ProjectZone Summit foi criado para encontrar as respostas aos desafios crescentes que os gestores têm que enfrentar no dia a dia para gerir um projecto, programa, portfólio. Mais Informação Não estou a defender que os Gestores de Projectos precisem de beber álcool, uma receita alternativa para um Bloody Mary (minha favorita) é uma Virgin Mary: quatro onças de sumo de tomate, uma colher de chá de molho de Worcestershire, um traço de sumo de limão, duas gotas de molho Tabasco, pimenta e sal. Mexer com gelo num copo de vinho grande. Decore com uma fatia de limão. MULTIMÉDIA VIDEOCAST The Project Manager Professional Profile Neste videocast, Ricardo Vargas fala sobre o perfil do Gestor de Projecto. “O mundo é redondo e o lugar que pode parecer o fim também pode ser apenas o começo.” - Ivy Baker Priest SUSTENTABILIDADE E GESTÃO DE PROJECTOS Por Paula Silva –Sócio Apogep nº 332 Certificada em Gestão de Projectos O termo SUSTENTABILIDADE surge formalmente em 1987, na conferência da ONU como Desenvolvimento sustentável “o desenvolvimento que atende às necessidades do presente sem comprometer a possibilidade das futuras gerações de atenderem às suas próprias necessidades” Mas só na preparação para a cimeira da terra no Rio de Janeiro, em 1992, os líderes empresariais começaram a dar enfoque às questões do desenvolvimento sustentável como nunca tinham feito antes. Organizado pelo bilionário suíço Stephan Shmidheiny, 50 empresas de referência formaram o Business Council for Sustainable Development, e deu-se o advento da estratégia empresarial para a sustentabilidade. A partir deste momento surgiu uma nova vertente estratégico-competitiva nas empresas: a necessidade destas passarem não só a olhar PODCAST CERTIFICAÇÃO PMI AGILE E NOVA VERSÃO PM A nova certificação que o PMI está a implementar sobre métodos ágeis, uma das principais tendências em projectos, principalmente nas áreas de TI. Mais Informação LEITURAS Storytelling - a Magia da Palavras Page 5: exclusivamente para a evolução dos seus negócios, mas também comprometerem-se com a responsabilidade social e respeito pelo meio ambiente. A sustentabilidade baseia-se em três pilares essenciais o chamado "triple bottom line". (John Elkington, 1999) Esta definição sustenta que o desenvolvimento sustentável não abrange apenas a conservação da natureza para as próximas gerações, mas também inclui as componentes económicas e sociais. Se um dos três pilares falha, a “construção da sustentabilidade” não será possível. Promover a sustentabilidade não é tarefa fácil, e é um dos grandes desafios dos tempos modernos e do futuro próximo. Os gestores de projectos do Sec. XXI não podem ficar indiferentes a esta nova missão das organizações pois para além de lhes ser exigida uma maior eficiência e eficácia, será também imposto que tenham em consideração as questões ambientais e a responsabilidade social no planeamento do seu projecto. O Storytelling como ferramenta empresarial não é nenhuma novidade; já em contextos tão prestigiados como as aulas dos MBA da Universidade de Harvard se estudam os efeitos da narrativa na optimização do desempenho, pois verifica-se que produz um efeito muito positivo a nível da motivação, comunicação, eficácia e sentido de segurança dos colaboradores. The Project Risk Maturity Model Esta Integração da sustentabilidade na gestão de projectos pode ser conseguida através da criação de métricas para medir o desempenho para a sustentabilidade e aplicação e promoção de boas práticas tais como:  Acautelar que os recursos utilizados execução do projecto são de fontes renováveis, reciclados, com certificação ambiental, biodegradáveis, etc.;  Fomentar a utilização de tecnologia para reduzir as viagens e reuniões presenciais;  Garantir que as condições de trabalho e segurança no projecto são as adequadas;  Respeitar as diferenças culturais de todos os stakehoders envolvidos no projecto;  Garantir que a equipa do projecto recebe um salário justo e um tratamento digno;  Defender que todas as negociações e actividades do projecto decorrem de forma ética e justa;  Escolher fornecedores onde o projecto se desenvolve, de modo a desenvolver a economia local. The Project Risk Maturity Model: Avaliação e Melhoria da Capacidade de Gestão de Risco é um novo livro da autoria de Martin Hopkinson. Publicado pela Gower em Janeiro de 2011. Estará disponível em todo o mundo através Ashgate Publishing. Gestores a Tempo Inteiro Porque é que muitas vezes um bom produto e uma boa relação qualidade preço não são Page 6: O caminho para tornar a gestão de um projecto sustentável contém oportunidades e riscos e irá mudar o modo como a gestão de projectos é encarada. Muitos gestores de projectos irão mudar e adaptar-se, enquanto outros serão desafiados a fazer a transição. Mas existe algo que é uma certeza a sustentabilidade é fundamental para a “sobrevivência do planeta” e como uma enorme oportunidade de fazer mais com menos, criar valor, prosperar e melhorar as condições humanas. suficientes para fidelizar os clientes? Porque é que a satisfação dos clientes não é garantia de repetição de compra e maximização do lucro? Porque é que, por vezes, uma excelente mensagem e uma magnífica proposta podem falhar? Conheça as respostas no livro «Gestores a Tempo Inteiro», da autoria do Prof. Armando Luís Vieira, docente no Departamento de Economia, Gestão e Engenharia Industrial da UA. Remover envio da newsletter, clicar aqui Subscrever newsletter, clicar aqui Para enviar sugestões, clicar aqui Para se tornar sócio, clicar aqui Para se certificar, clicar aqui Page 7: